راز ارائه بهترین سخنرانی تجاری به زبان انگلیسی

پس از ارسال یک رزومه عالی و صرف زمان زیادی برای نوشتن آن برنامه‌های تجاری شما یک مصاحبه موفق داشتید و توانستید کار پیدا کنید!

اما اکنون باید یک سخنرانی تجاری ارائه دهید.

چگونه می‌توانید آن را جالب و خوب انجام دهید؟

خوب، علاوه بر این نکات مفید برای ارائه سخنرانی‌های تجاری شگفت‌انگیز، باید در مورد اعداد صحبت کنیم.

چرا اعداد؟ چون افراد اعداد را به‌خاطر می‌سپارند. به‌همین دلیل است که اعداد برای تصاویر ارائه تجاری عالی هستند.

بنابراین چگونه باید از آنها در ارائه استفاده کرد؟ آیا تا به حال یک اسلاید پر از اعداد دیده‌اید؟ آیا می‌توانید هر یک از آن اعداد را بدون نگاه کردن به اسلاید در حافظه خود ثبت کنید؟

من شخصاً نمی‌توانم چنین کاری انجام دهم.

به همین دلیل است که ما اغلب از نمودارها در ارائه‌های خود استفاده می‌کنیم داده‌های خود را گرفته و آن‌ها را به اطلاعاتی بصری تبدیل می‌کنیم.

از این گذشته، لازم نیست اعداد کسل‌کننده یا زشت باشند. آنها همچنین زمانی که نیاز دارید رابطه بین دو یا چند آیتم مختلف را نشان دهید واقعاً مفید هستند.

بازاریابی ارائه شما

ابتدا شما را با دو گرافیک محبوب که در ارائه‌های تجاری استفاده می‌شود آشنا می‌کنم. با این حال، ما نمی‌توانیم به این بسنده کنیم، زیرا شما باید بتوانید حرکت (تغییرات) را در گرافیک خود توضیح دهید. بسته به اینکه می‌خواهید چه چیزی را توصیف ‌کنید و مخاطب شما چه کسی است، می‌توانید این حرکت را به روش‌های مختلف انجام دهید.

به‌عنوان مثال، اگر طرح کسب ‌وکار خود را به سرمایه ‌گذاران بالقوه (افرادی که می‌خواهند در آینده در شرکت شما سرمایه‌گذاری کنند) ارائه می‌دهید، باید کاری کنید که نمودارهای سود شما دیدگاه بازاریابی مثبتی را انتقال دهد. این بدان معنی است که شما داده‌های مثبتی را به آنها نشان می‌دهید تا آنها را ترغیب کنید که در شرکت شما سرمایه‌گذاری کنند.

با این حال، هنگام ارائه نمودارهای سود رقیب خود (شرکت رقیب/رقیب)، باید دیدگاه بازاریابی متفاوتی استفاده کنید. اما باید حواستان باشد که دروغ نگویید.

وقتی می‌گویم نمودارها را می‎توان از منظرهای مختلف ارائه اد، منظورمان این است که می‌توانید بسته به آنچه که می‌خواهید مخاطبانتان از گرافیک شما درک و دریافت کنند از کلمات مختلفی استفاده کنید. کلمات مختلف معانی مختلفی را دربر دارند.

به‌عنوان مثال، زمانی که ارزش سهام بالا می‌رود، می‌توانیم بگوییم: “our stock value increased” به معنای “ارزش سهام ما افزایش یافت” یا “our stock value soared through the roof” به معنای “ارزش سهام ما از افزایش چشمگیری یافت “. “Soared through the roof” نیز به معنای افزایش یافتن است، اما این افزایش بسیار بزرگ و چشمگیر (قابل‌توجه) است.

چرا باید از نمودارها در ارائه‌های تجاری استفاده ‌کنیم؟

بسیاری از ارائه‌های تجاری بر روی داده‌ها تمرکز دارند. اغلب اوقات، سخنرانی شما در مورد مسائل مالی است: چقدر پول در می‌آورید، چقدر پول خرج می‌ کنید، ارزش سهام‌تان چقدر است و غیره. در بقیه مواقع، ممکن است بخواهید نشان دهید که چگونه تحقیقاتی که انجام داده‌اید از یک محصول سرمایه گذاری جدید حمایت می‌کند.

تمام این موضوعات شامل داده‌های زیادی برای پشتیبانی از ایده‌های شما هستند. نمودارها راهی عالی برای بصری کردن این داده‌ها و همچنین مقایسه‌ داده‌های متفاوت یا نشان دادن روندها (تغییرات در دوره‌های زمانی مختلف) هستند.

نکته مهم: Charts, graphs و diagrams اکنون تقریباً به یک معنا هستند، بنابراین می‌توانید از هر یک از این سه کلمه هنگام صحبت در مورد نمودارها استفاده کنید.

دو نوع از متداول‌ترین نمودارهای تصویری در ارائه‌های تجاری

من همیشه از دو نمودار رایج، نمودارهای خطی line charts (که ” “line graphs نیز نامیده می‌شود) و نمودار دایره‌ای pie charts استفاده کرده‌ام.

نمودارهای خطی رابطه بین دو متغیر را در یک دوره زمانی نشان می‌دهد.

اما نمودارهای دایره‌ای مخصوص نشان دادن درصدها و نسبت‌ها هستند. با نمودارهای دایره‌ای، ما نشان می‌دهیم که هر قسمت چقدر اهمیت دارد و چگونه به کل اضافه می‌شود.

حتی پس از ایجاد یک نمودار زیبا برای ارائه خود، باید بتوانیم آن را توصیف کنیم. همانطور که قبلاً گفته شد، بسته به اینکه می‌خواهید مخاطبان شما اطلاعات را چگونه درک کنند، روش‌های مختلفی برای توصیف نمودارها وجود دارد.

توصیف نمودارهای دایره‌ای

ما از نمودارهای دایره‌ای برای نشان دادن اینکه چگونه اجزای مختلف یک کل را تشکیل می‌دهند استفاده می‌کنیم. به‌عنوان مثال، در یک نمودار ، هزینه‌های سال 2014 خود را به دسته‌های مختلف تقسیم کردیم: حقوق و دستمزد، هزینه‌های سربار (اجاره، برق و غیره)، هزینه مواد، بازاریابی، تحقیق و توسعه (R&D) و متفرقه (و سایر هزینه‌ها).

این خبر خوبی است: اگر شما انگلیسی معمولی (مانند اصطلاحات تجاری) را بلد باشید، توصیف نمودارهای دایره‌ای برای شما بسیار آسان خواهد بود. برای معرفی این نمودار به‌سادگی می‌توانید توضیح دهید که در هر دسته چند درصد قرار دارد.

هنگام معرفی نمودار حتما ارزش خود را نیز اضافه کنید. فقط قسمت‌ها و درصد آنها را نخوانید – مخاطبانتان خود می‌توانند آن را بدون کمک شما بخوانند! در عوض، توضیح دهید که چرا این اعداد مهم هستند. آیا می‌توانید تفاوت این دو عبارت را ببینید؟

• We spent 20% of our total expense budget on overhead expenses such as rent and electricity, etc
• ما 20 درصد از کل بودجه هزینه خود را صرف هزینه‌های سربار مانند اجاره و برق و غیره کردیم.

• We spent 20% of our total expense budget on overhead expenses such as rent and electricity, etc. To compare, most of our competitors spend 23% on overhead expenses.

• ما 20 درصد از کل بودجه خود را صرف هزینه‌های سربار مانند اجاره و برق و غیره کردیم، برای مقایسه، اکثر رقبای ما 23 درصد را صرف هزینه‌های سربار می‌کنند.

جمله اضافی به مخاطب شما موقعیت شما را نشان می‌دهد و به توضیح اینکه آیا 20٪ عدد خوب یا بد است کمک می‌کند.

کلمات مقایسه‌ای برای توصیف بخش‌های نمودار دایره‌ای

یک تکنیک بسیار مفید در نمودارهای دایره‌ای، مقایسه دسته‌بندی‌ها است. مقایسه‌ها کمک می‌کند شما بفهمید که باید چه درصدی را به‌دست آورید.

کلمات مقایسه‌ای شامل این عبارات هستند:

to compare, compared to, as opposed to, versus, more than, greater than, less than

می‌توانید مقولات را با یکدیگر (مثال 1)، با سطوح قبلی آنها (مثال 2) یا حتی با سایر مشاغل (مثال 3) مقایسه کنید.

• We spent 20% on overhead expenses, compared to 10% on marketing expenses.

1-  ما 20% را صرف هزینه‌های سربار کردیم، درحالی که 10% را برای بازاریابی هزینه کردیم.

• From 2013 to 2014, we lowered our marketing expenses from 12% to 10%.

2-  از سال 2013 تا 2014، ما هزینه‌های بازاریابی خود را از 12% به 10% کاهش دادیم.

• 10% of our expenses went to marketing, as opposed to our competitors, who spent 19% of their expenses on marketing.

3- 10 درصد از هزینه‌های ما صرف بازاریابی می‌شود، در مقابل رقبای ما 19 درصد از هزینه‌های خود را صرف بازاریابی می‌کنند.

همانطور که قبلاً گفتیم، اعداد بدون زمینه معنایی ندارند. در اینجا می‌توانید با تأکید روی بعضی قسمت‌ها به مخاطبان خود سرنخی بدهید. آیا می‌خواهید نشان دهید که به اندازه کافی برای بازاریابی هزینه نکرده‌اید؟ آیا می‌خواهید نشان دهید که بیش از حد برای بازاریابی هزینه کرده‌اید؟ از این کلمات برای تاکید استفاده کنید:

:خیلی کم only, just

خیلی زیاد: as much as, an astounding, just on ~ (alone)

نکته دو عبارت “just” و “just on” را در جملات متفاوتی بکار می‌بریم. دو مثال بعدی را در نظر بگیرید:

• We spent just 10% on marketing expenditures.
• ما فقط 10٪ را صرف هزینه‌های بازاریابی کردیم.

• We spent 10% just on marketing (alone).
• ما 10٪ را فقط برای بازاریابی (به تنهایی) خرج کردیم.

جمله اول حاکی از آن است که ما برای بازاریابی خیلی کم هزینه کرده‌ایم. این موضوع می‌تواند مثبت باشد زیرا به این معناست که ما پول پس‌انداز کرده‌ایم یا می‌تواند به این معنا باشد که ما می‌توانیم پول بیشتری را برای بازاریابی خرج کنیم.

جمله دوم حاکی از آن است که ما بیش از حد بودجه خود را صرف یک مورد کرده‌ایم. اضافه کردن “تنها” بعد از کلمه بازاریابی بر این نکته تأکید می‌کند.

توجه داشته باشید که هنگام استفاده از “just “، درصد بعد از کلمه می‌آید. هنگام استفاده از ” just on”، درصد قبل از عبارت قرار می‌گیرد.

توصیف حرکت: نمودارهای خطی

اکنون که یادگرفتیم چطور باید نمودارهای دایره‌ای را توصیف کنیم، در مورد نمودارهای خطی هم باید اینکار را انجام دهیم. یک تفاوت بزرگ بین این دو نوع نمودار این است که نمودارهای خطی حرکت (تغییر) را در طول زمان نشان می‌دهند.

در هر نقطه از زمان، نمودار خطی شما یکی از سه کار را انجام می‌دهد: حرکت به سمت بالا، حرکت به سمت پایین یا ثابت ماندن در یک نقطه.

دوره های آموزش زبان انگلیسی
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای کودکان
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای نوجوانان
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای بزرگسالان

صفت‌های مفید برای توصیف حرکت در نمودارها

صرف‌نظر از جهت حرکت، هر یک از توضیحات نمودار شما را می‌توان با صفت‌هایی مانند عبارات زیر بیان کرد:

اصطلاحات کلی: خفیف، جزئی، ثابت (slight, minor, steady)

اصطلاحات قوی: دراماتیک، عمده، عظیم، فاجعه بار، سریع، بی نظیر (dramatic, major, massive, disastrous, rapid, unparalleled)

مبتنی بر زمان: تدریجی، تیز (gradual, sharp)

به دو جمله زیر دقت کنید:

• Our revenues took a dip in the third quarter.
• درآمدهای ما در سه ماهه سوم کاهش یافت.

• Our revenues took a slight dip in the third quarter.
• درآمدهای ما در سه ماهه سوم اندکی کاهش یافت.

بیایید صادق باشیم – شما نگران این هستید که درآمدتان کاهش یابد. احتمالاً مخاطب شما نیز نگران همین موضوع است. تفاوت بین شیب و شیب ملایم این است که عبور از دومی کمی راحت‌تر است. اگرچه درآمد شما کاهش یافته است، اما این اتفاق “خفیف” بود یا جای نگرانی نداشت. این نشان می‌دهد که احتمالاً «افت» در آینده ادامه نخواهد داشت.

همانطور که کلمات مختلف را برای توصیف حرکات یاد می‌گیریم، به استفاده از این “کلمات تقویت کننده” یا “کلمات تشدید کننده” برای روشن شدن منظورمان ادامه خواهیم داد.

توصیف حرکت رو به پایین

چند کلمه برای توصیف حرکت رو به پایین وجود دارد:

اصطلاحات کلی: decline, decrease, drop, fall, slide, weaken, dip

اصطلاحات تأکیدی:  slump, crash, collapse, plummet, plunge

به‌عنوان مثال، اگر می‌خواهید توضیح دهید که چرا ارقام شما در دوره قبل رو به پایین بود، می‌‌توانید بگویید:

• Our revenues took a slight dip in the third quarter.
• درآمدهای ما در سه ماهه سوم اندکی کاهش یافت.

• Our expenses plunged after installing updated software.
• هزینه‌های ما پس از نصب نرم افزار به‌روز شده کاهش یافت.

• Our expenses plunged to record lows after installing updated software.

هزینه‌های ما پس از نصب نرم افزار به‌روز شده به پایین‌ترین حد خود رسید. (قوی‌تر)

در مثال اول، شما می‌خواهید دید مثبتی نسبت به شرکت خود داشته باشید. به همین دلیل است که از اصطلاحات کلی برای کاهش درآمد خود استفاده خواهید کرد، مانند “افت خفیف”.

از طرف دیگر، کاهش هزینه‌های شما در دو مثال بعدی خبر خوبی است. به همین دلیل است که می‌توانیم از عبارات قوی‌تری برای تأکید بر این موضوع استفاده کنیم و شرکت شما را به طور مثبت بازاریابی کنیم، مانند «به پایین‌ترین سطح سقوط کرد». این عبارت به این معنی است که هزینه‌ها به پایین‌ترین سطح خود رسیده‌اند.

توصیف حرکت رو به بالا

چند کلمه برای توصیف حرکت رو به بالا وجود دارد:

اصطلاحات کلی: climb, rise, increase, gain, strengthen

اصطلاحات قوی: surge, rocket, soar, go through the roof, jump

بیایید از همان مثال درآمد استفاده کنیم. اگرچه این‌بار حرکت نه به سمت پایین بلکه به سمت بالا است.

• Our revenues rose in the third quarter.
• درآمدهای ما در سه ماهه سوم افزایش یافت.
• Our revenues surged in the third quarter.
• درآمدهای ما در سه ماهه سوم اوج گرفت.

کدوم یک بهتر است؟ هر دو ” rose ” و ” Surge ” حرکت رو به بالا را نشان می‌‌دهند. « rose » اما به معنای افزایش یافتن است. این می‌تواند با سرعت عادی یا حتی با سرعت کمتر از حد انتظار باشد. “Surge” اما نشان‌دهنده عملکرد عالی است – یا بالاتر از حد متوسط ​​یا بالاتر از حد انتظار.

باید خیلی حواستان را جمع کنید زیرا برخی از این کلمات قوی می‌توانند موقتی به‌نظر برسند و یا طولانی مدت نباشند. پس از گفتن عبارت ” “Our revenues surged حتما باید توضیح دهید که چرا این افزایش اتفاق افتاده است. همچنین توضیح دهید که چرا می‌توانیم انتظار داشته باشیم که این امر در آینده ادامه یابد.

توصیف حرکت رو به بالا درست بعد از حرکت رو به پایین

اصطلاحات برای توصیف حرکت رو به بالا بلافاصله پس از حرکت رو به پایین:

• Rally
• Recover
• Improve
• bounce back

به‌عنوان مثال:

• “Our revenues took a slight dip in the third quarter but rallied to its previous levels within the first month of the fourth quarter.”
• “درآمدهای ما در سه ماهه سوم اندکی کاهش یافت اما در ماه اول سه ماهه چهارم به سطوح قبلی خود رسید.”

این نشان می‌دهد که “افت خفیف” مختصر (کوتاه) بوده است و ما می‌توانیم انتظار افزایش مثبت بیشتری را در مورد درآمدهای خود داشته باشیم.

توصیف نمودارها با حرکت کم و بدون حرکت

در اینجا چند کلمه برای توصیف ثبات وجود دارد:

اصطلاحات کلی: hold steady, level off, stabilize

اصطلاحات قوی: stale, immovable, stagnant

به این مثال‌ها دقت کنید:

• Despite some ups and downs, our growth is relatively stable.
• با وجود برخی فراز و نشیب‌ها، رشد ما نسبتاً پایدار است.

• After a year of ups and downs, their growth is stagnant.
• پس از یک سال فراز و نشیب، رشد آنها راکد است.

دو مثال بالا روش جالبی برای توصیف همان سناریو هستند. باز هم، بسته به اینکه می‌خواهید مخاطب پیام شما را چگونه دریافت کند و نمودار شما را تفسیر کند، کلمات را انتخاب کنید.

نیازی نیست خیلی نگران این باشید که از چه اصطلاحاتی در اینجا استفاده می‌کنید. اعداد باید خودشان صحبت کنند. من این مقاله را نوشتم چون گاهی اوقات لازم است توضیح دهید که چرا چیزهای به ظاهر منفی اتفاق می‌افتد، مانند کاهش درآمد شما، افزایش هزینه‌ها یا کاهش ارزش سهام شما.

آیا می‌دانستید استیو جابز، که یکی از بهترین مجریان جهان به شمار می‌آید، به دو روز زمان نیاز داشت تا بتواند برای سخنرانی‌هایش آماده شود؟ و تصور کنید که او به زبان مادری خود سخنرانی می‌کرد!

آیا شما هم دوست دارید سخنرانی‌های تجاری عالی ارائه دهید؟

اگرچه در این مقاله نمی‌توان از تمام رازهای سخنرانی‌های استیو جابز پرده برداشت، اما این راهنما به شما کمک می‌کند تا سخنرانی‌های تجاری شفاف، سیستماتیک و مؤثری را به زبان انگلیسی ارائه دهید. حال بیایید به اتفاق ببینیم چگونه می‌توان این سخنرانی‌های بین‌نظیر را به ثمر رساند.

در اولین قدم باید ارائه خود را به سه بخش تقسیم کنیم: مقدمه، وسط و پایان.

اولین کاری که باید قبل از شروع به سخنرانی انجام دهید، قرار دادن تلفن خود در حالت بی‌صدا است. در حین ارائه نباید از صدایی از گوشی شما بلند شود.

از آنجایی که در ارائه‌های تجاری باید به زبانی حرفه‌ای و رسمی صحبت کنیم، لازم است زبان محاوره‌ای که در خانه استفاده می‌کنید را در طول سخنرانی کنار بگذارید.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یک سخنرانی تجاری استاندارد از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که در ادامه هر یک را به تفصیل بررسی خواهیم کرد:

یک شروع مناسب

بخش آغازی یک سخنرانی خود به سه بخش کوچکتر تقسیم می‌شود: مقدمه، طرح کلی و شروع ارائه.

مقدمه

اولین کاری که باید انجام دهید سلام کردن به مخاطبانتان است. چند عبارت نمونه در ادامه برای شما آماده شده که می‌توانید در شروع سخنرانی خود برای سلام کردن به مخاطبانتان استفاده کنید:

• Good morning/good afternoon.
• صبح بخیر / عصر بخیر.
• Thank you for coming today.
• از شما ممنونم که امروز تشریف آوردید.
• I’m pleased to see you all today.
• امروز از دیدن همه شما خوشحالم.

در قدم بعدی باید خود را معرفی کنید. مخاطب مشتاق است بداند قرار است به سخنان چه کسی گوش دهد. اگر از همان ابتدا خود را به مخاطب معرفی کنید در او حس اعتماد به خودتان ایجاد خواهید کرد. زمانی که توانستید با معرفی خود اعتماد حضار را جلب کنید، آن‌ها با دقت به آنچه قرار است بگویید گوش داده و سخنان شما را باور می‌کنند، زیرا به شما اعتماد دارند.

سپس در یک جمله به مخاطبان‌تان بگویید که چرا آنجا هستید و موضوع سخنرانی شما چیست. با چند عبارت می‌توانید این کار را انجام دهید:

• I will be talking about…
• من در مورد… صحبت خواهم کرد.
• I will present our findings on…
• من یافته‌های خود را در مورد…ارائه خواهم داد.
• The purpose of my presentation is…
• هدف من از این سخنرانی…است.

در اینجا نمونه کاملی از یک مقدمه را با هم می‌خوانیم:

• Good morning, thank you all for coming today.

My name is Joyce Fang and I am a Financial Manager at XXX Agency. Today, I will present our analysis on the top three stocks to watch in 2015.

• صبح‌بخیر، ممنون از همه شما که امروز آمدید.

نام من جویس فانگ است و من یک مدیر مالی در آژانس XXX هستم. امروز، من تجزیه و تحلیل خود را در مورد سه سهام برتر در سال 2015 ارائه خواهم کرد.

خیلی ساده است، اینطور نیست؟ در کمتر از یک دقیقه، به مخاطبان خود خوش آمد گفته، خود را معرفی کرده و موضوع بحث را مطرح کرده‌اید. همانطور که پیش از این ذکر شد، این کار اعتماد مخاطبان شما را برانگیخته و آنها را برای شنیدن ارائه شما هیجان زده می‌کند.

مشخص کردن چهارچوب سخنرانی

در این مرحله، شاید بخواهید طرح کلی چیزی را که قرار است در مورد آن صحبت کنید نیز ارائه دهید. می‌توانید با نوشتن نکات اصلی سخنرانی خود در یک اسلاید واحد، طرح کلی سخنرانی خود را به مخاطبانتان نشان دهید:

با این عبارات می‌توانید طرح کلی خود را معرفی کنید:

• Today, we will be covering…
• امروز … را پوشش خواهیم داد.
• Today, we will go over…
• امروز به سراغ …خواهیم رفت.
• In this presentation, we will discuss/analyze/evaluate…
• در این سخنرانی به بحث/تحلیل/ارزیابی…خواهیم پرداخت.

سعی کنید این بخش را کوتاه نگه دارید. اگر برای ارائه سخنرانی خود از پاورپوینت استفاده می‌کنید، فقط یک اسلاید کافی است که به این قسمت اختصاص دهید.

در ادامه سخنرانی با جزئیات به توضیح موضوعات خواهید پرداخت، بنابراین در مقدمه لازم نیست جزئیات ذکر شود. در این بخش از کلماتی مانند “first”، “next”، “then” و غیره استفاده کنید.

در اینجا نمونه‌ای از آنچه ممکن است درطول طرح کلی بگویید آمده است:

• Today we will be covering the top three stocks to watch in 2015. First, we will cover company revenues, over the last five years. This includes where the revenues come from, their growth and their projected growth. Next, we will review new products, services and technologies these companies are planning to introduce this year. Then, we will potential risks affecting the companies and their stock prices. Last, we will look at the management currently running these companies.

• امروز ما در بحث خود سه سهام برتر سال 2015 را پوشش خواهیم داد. ابتدا، درآمدهای شرکت را در پنج سال گذشته بررسی خواهیم کرد که شامل محل درآمدها، رشد آنها و رشد پیش بینی شده آنها است. در ادامه به بررسی محصولات، خدمات و فناوری‌های جدیدی می‌پردازیم که این شرکت‌ها درنظر دارند امسال معرفی کنند. سپس خطرات احتمالی مؤثر بر شرکت‌ها و قیمت سهام آنها را بررسی خواهیم کرد. در آخر، به مدیریتی که درحال حاضر این شرکت‌ها را اداره می‌کنند، نگاه می‌کنیم.

حالا که مقدمات را به پایان رساندید، بیایید وارد قسمت اصلی سخنرانی شویم!

شروع ارائه

برای رفتن از طرح کلی به ابتدای ارائه خود می‌توانید با استفاده از یکی از این عبارات این کار را انجام دهید:

• To begin,
• برای شروع،
• First, let’s talk about…
• نخست، بیایید در مورد… صحبت کنیم.
• I’ll start by giving some background information…
• من با ارائه برخی اطلاعات زمینه‌ای شروع می کنم…

بخش میانی: قلب یک سخنرانی بازرگانی

سخنرانی شما با محتوای شما پر می‌شود یعنی همان اطلاعاتی که همه چیز درباره آن می‌دانید. در اینجا راه‌هایی برای اتصال همه این اطلاعات به یک ارائه صیقلی (واقعا عالی و روان) وجود دارد.

1. حرکت از موضوعی به موضوع دیگر

وقتی از یک موضوع سراغ موضوع دیگری می‌روید، به نظر می‌رسد بهتر باشد که از نوعی عبارت انتقالی استفاده کنید مانند آنچه که قبلاً به آن اشاره کردیم. برای مثال:

• This leads me to my next point…
• این من را به نکته بعدی هدایت می‌کند…
• Let’s consider…
• بیایید فرض کنیم…
• Now, let’s take a look at…
• حالا بیایید نگاهی داشته باشیم به…

همچنین ممکن است بخواهید درمورد چیزی که قبلاً یک‌بار گفته‌اید صحبت کنید. این “بازگویی” برای به‌یاد ماندنی کردن ارائه شما بسیار مفید است. در اینجا عباراتی وجود دارد که می‌توانید با این هدف استفاده کنید:

• As mentioned
• همانطور که اشاره شد
• As we saw earlier
• همانطور که قبلا دیدیم
• As we touched on earlier
• همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم

2. معرفی اعداد، نمودارها و نمودارها

یکی از ساده‌ترین و بهترین راه‌ها برای جذاب کردن ارائه خود بکارگیری اعداد است. مردم اعداد را به‌خاطر می‌آورند. به این دو جمله دقت کنید:

• Many companies advertise with Google.
• بسیاری از شرکت‌ها با گوگل تبلیغات می‌کنند.
• 84% of Fortune 500 companies advertise with Google.
• 84 درصد از شرکت‌های Fortune 500 با گوگل تبلیغ می‌کنند.

کدام یک از این دو جمله بهتر در ذهن مخاطب می‌نشیند؟ در جمله اول استفاده از کلمه ” Many ” استفاده شده است که البته درست است اما به اندازه جمله دوم در خاطر ثبت نمی‌شود و درنتیجه، به اندازه جمله دوم قدرتمند نیست.

ولی در عین حال باید مراقب باشید! اعداد می‌توانند در ارائه‌ها برای حضار خسته‌کننده باشند اگر در کنار معنی یا زمینه‌ای آن‌ها را بکار نبریم. آیا تا به حال یک اسلاید پر از اعداد و جدول داده دیده‌اید؟ اغلب افراد هیچوقت یکی از این اعداد را به‌خاطر نمی‌سپارند.

یکی از مؤثرترین روش‌ها برای استفاده از اعداد در نقل قول یا در یک نمودار است. پس از بیان اعداد، سعی کنید از یکی از این عبارات استفاده کنید تا موثرتر باشد:

• To put these numbers into context…
• برای قرار دادن این اعداد در متن…
• That equals…
• این برابر است با…
• That is the equivalent of…
• این معادل … است.
• That is equivalent to…
• این معادل… است.

برای مثال، «۸۴ درصد از شرکت‌های Fortune 500 با گوگل تبلیغ می‌کنند. این معادل درآمد ملی چین و هند است.”

“ 84% of Fortune 500 companies advertise with Google. That is the equivalent of the national revenues of China and India, combined.”

اگر چند نمودار برای ارائه دارید، از این عبارات برای معرفی آنها استفاده کنید:

• To demonstrate this…
• برای نشان دادن این…
• This shows/ proves…
• این نشان می‌دهد/ ثابت می‌کند….
• To illustrate this…
• برای نشان دادن این…
• This graph highlights…
• این نمودار مشخص می‌کند…

برای مثال:

• This graph demonstrates the relationship between new technologies and increased stock values. Further, this next graph shows that when companies spend three months marketing their new technology, their stock value increases at a higher rate than with no marketing at all.
• این نمودار رابطه بین فناوری‌های جدید و افزایش ارزش سهام را نشان می‌دهد. علاوه بر این، نمودار بعدی نشان می‌دهد که وقتی شرکت‌ها سه ماه را صرف بازاریابی فناوری جدید خود می‌کنند، ارزش سهام آن‌ها با نرخ بالاتری نسبت زمانی که بازاریابی انجام نشده افزایش می‌یابد.

3. مثال زدن

نکته مهم دیگری برای ارائه وجود دارد: تعریف داستان. تنها چیزی که بیشتر از اعداد در ذهن مردم می‌ماند یک داستان خوب است. سعی کنید مثال بزنید و از این زمان برای زنده کردن ارائه خود استفاده کنید. راه‌هایی برای شروع وجود دارد:

• For instance…
• برای مثال…
• Consider…
• فرض کنید…
• A good example of this is…
• مثال خوبی که برای این وجود دارد…

وقتی داستانی را در یک سخنرانی می‌گنجانید – به شما توصیه می‌کنیم حتماً این کار را انجام دهید- سعی کنید آن را خود تعریف کنید و نه اینکه از روی اسلاید آن را بخوانید. قرار دادن یک تصویر یا چند کلمه کلیدی در مورد داستان در اسلاید کفایت می‌کند به این معنی که نباید تمام آنچه را که قرار است در داستانتان تعریف کنید در اسلاید بنویسید.

این اشتباه خیلی بدی است که خیلی از مردم هم به آن دچار می‌شوند حتی سخنرانانی که به زبان مادری خود سخنرانی می‌کنند.  زمانی که مخاطب می‌تواند همه آنچه را که از اسلاید ذکر کرده‌اید بخواند، لزومی نمی‌بیند به حرفها و داستان شما گوش دهد. از این گذشته خواندن هزاران کلمه برای مخاطب نیز سخت است، پس سعی کنید تنها از چند تصویر و نکته کلیدی در اسلاید خود استفاده کنید.

خلاصه و نتیجه‌گیری از یک ارائه تجاری

قبل از به پایان رسیدن زمان ارائه خود، سعی کنید موضوعات و یافته‌های خود سریع خلاصه کنید.

برخی از سخنرانان از اولین اسلاید شروع ارائه خود که در آن کلیات ارائه آورده شده است، دوباره در قسمت پایانی سخنرانی استفاده می‌کنند. اما علاوه بر نکات اصلی، از هر قسمتی که در سخنرانی خود توضیح داده‌اید یک نکته کلیدی به اسلاید اضافه کنید.

سعی کنید خلاصه را در یک یا دو اسلاید بگنجانید. فراموش نکنید هدف از این کار یادآوری مهم‌ترین نکات ارائه خود به مخاطب است.

نمونه‌هایی از عباراتی که در این بخش استفاده می‌شود:

• In summary/In conclusion,
• به‌طور خلاصه / در نتیجه،
• To recap,
• برای جمع‌بندی،
• We have learned that…
• دانستیم که…

بلافاصله پس از آن، یک بیانیه مختصر و جذاب برای به عنوان حسن ختام سخنرانی خود ارائه دهید. این بیانیه می‌تواند یافته‌ شما یا تمرکز اصلی ارائه شما را بیان کند. سعی کنید با یک جمله گیرا سخنرانی خود را تمام کنید. شروع این جمله شما می‌تواند این عبارت باشد:

• Based on this…
• بر این اساس…
• Due to our research…
• با توجه به تحقیقات ما…
• Considering the available information…
• بر اساس اطلاعات موجود…

یک نمونه خلاصه و نتیجه در اینجا به عنوان مثال مشاهده کنید. به شباهت‌های موجود بین این خلاصه و طرح نمونه در ابتدا دقت کنید:

• That covers our top three stocks for 2015. We’ve learned their revenue history as well as their projected revenue growth, due to the introduction of new products, services and technologies. We know there are certain risks with these companies, including new management and changing foreign currency rates, among others. Due to our research, we believe that these three stocks will beat the industry average, growing at 16 to 20%.

• این سه سهام برتر ما در سال 2015 را در بر دارد. ما با تاریخچه درآمد آنها و همچنین رشد درآمد پیش‌بینی شده آنها به دلیل معرفی محصولات، خدمات و فناوری‌های جدید آشنا شدیم. ما می‌دانیم که خطرات خاصی در این شرکت‌ها وجود دارد، از جمله مدیریت جدید و تغییر نرخ ارز خارجی. با توجه به تحقیقات ما، ما معتقدیم که این سه سهم، میانگین صنعت را شکسته و بین 16 تا 20 درصد رشد خواهند کرد.

دعوت به سوالات

می‌توان گفت ارائه شما به اتمام رسیده است! فراموش نکنید همیشه که از حضار برای گوش دادن به سخنرانی‌تان تشکر کنید و سپس سؤال بپرسید. می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:

• Thank you all for listening.
• از همه شما ممنونم که گوش دادید.
• Thank you for your attention.
• با تشکر از توجه شما.
• Does anyone have any questions or comments?
• آیا کسی سوال یا نظری دارد؟
• If anyone has any questions, feel free to ask them now.
• اگر کسی سوالی دارد، همین الان از او بپرسد.
• We have some time for questions now.
• اکنون برای سؤالات وقت داریم.

زمانی که در حال تمرین ارائه خود هستید، سعی کنید سؤالات احتمالی مخاطبان خود را حدس بزنید. این کار شما را برای بخش “پرسش و پاسخ” آماده می‌کند.

آخرین نکته در مورد کلام شما نیست، بلکه بصری است. حواستان به زبان بدن‌تان باشد! این به این معنی که حواستان باشد که چگونه ایستاده‌اید؟ دستان شما کجاست؟ آیا درحال لبخند زدن هستید؟

سعی کنید در حین ارائه به مخاطبان خود نگاه کنید و ارتباط چشمی را با آن‌ها حفظ کنید. ارتباط چشمی خوب اعتماد به نفس را نشان می‌دهد و مخاطب شما را جذب می‌کند.

نکات نهایی سخنرانی تجاری

قبل از طراحی نمودارهای خود، از خود بپرسید: “روندها و الگوهایی که شما و مخاطبانتان باید در مورد آنها بدانید چیست؟” اگر پاسخ این سؤال را می‌دانید، می‌توانید از اصطلاحات بالا برای طراحی نمودارهای خود به‌طور خاص برای مخاطبان خود استفاده کنید.

همیشه منبع داده‌های خود را ذکر کنید. این به این معنی که شما اعلام می‌کنید که اطلاعات را از کجا به‌دست آورده‌اید. این را می‌توان به‌صورت داخلی (در شرکت شما) یا خارجی (در یک شرکت دیگر) انجام داد. اگر داده‌های شما به‌صورت داخلی جمع‌آوری شده است، حتماً ذکر کنید که شرکت شما این تحقیق را انجام داده است. اگر اطلاعات شما از خارج جمع‌آوری شده است نیز حتما منبع مربوطه را ذکر کنید.

برخی از مؤسسات معتبر (معتمد) مانند وب‌سایت‌های دولتی، دانشگاه‌ها (MIT، هاروارد و غیره) یا آژانس‌های تحقیقاتی (Neilsen، McKinsey و غیره) در مخاطبان شما اعتماد ایجاد می‌کنند. از وب‌سایت‌های منبع باز مانند ویکی پدیا استفاده نکنید. از آنجایی که هر کسی می‌تواند آنها را تغییر دهد، برای این نوع ارائه‌ها منبع چندان قابل اعتمادی به حساب نمی‌آیند.

و در آخر به شما توصیه می‌کنم که سعی کنید با روش‌های خلاقانه مخاطبان خود را سرگرم کنید طوری که آن‌ها در طول مدت سخنرانی شما خسته و دلزده نشوند. اطلاعات را سعی کنید به‌طور جالبی به آن‌ها ارائه دهید و برای آن‌ها از تجربیات خود مثال بزنید. اگر تمامی نکاتی را که در این مقاله برای انجام یک سخنرانی تجاری بی‌نظیر برای شما بازگو کردیم را رعایت کنید مطمئناً خواهید توانست سخنرانی فوق‌العاده‌ای را ارائه دهید. موفق باشید!

اجازه دهید همانطور که با استیو جابز شروع کردیم، با او هم به مقاله خود پایان دهیم. در اینجا می‌خواهیم بهترین نکته‌ای را که جابز بر آن تسلط داشت با شما به اشتراک بگذاریم: سخنرانی خود را ساده نگه‌ دارید.

در این مقاله عبارات زیادی را آموختید که به شما کمک می‌کند ارائه خود را حرفه‌ای کنید، اما این به شما بستگی دارد که سخنان خود را جذاب و آموزنده کنید. ساده‌ترین روش برای انجام این کار ساده نگه داشتن ارائه‌تان است.

در این مقاله سعی شد نکات مهمی که برای جذاب ساختن یک سخنرانی تجاری به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار دهیم. با خواندن این مطالب و نیز تمرین آن‌ها می‌توانید پا در مسیر انجام بهترین ارائه‌های تجاری خود به زبان انگلیسی بگذارید. امیدواریم این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. برای شما آرزوی موفقیت در تمام سخنرانی‌های تجاری آینده‌تان داریم.

درصورتی که برای تقویت انگلیسی تجاری خود نیاز به راهنمایی بیشتری داشتید با متخصصان ما تماس بگیرید. آموزشگاه زبان ایرانمهر با ارائه مشاوره تخصصی آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما در زمینه آموزش زبان است. همچنین شما می‌توانید برای مشاوره و تعیین سطح رایگان و ثبت‌نام در دوره‌های آموزش زبان انگلیسی، آلمانی، فرانسوی و سایر زبان‌ها فرم مشاوره رایگان را پر نمایید. کارشناسان آموزش در اسرع وقت با شما تماس گرفته و پاسخگویی سوالات شما خواهند بود.

بیشتر بخوانید:زبان انگلیسی برای زبان‌آموزان پیشرفته[راهنمای کامل]