نحوه نوشتن ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی؛ ساختار، اشتباهات و مثال ها

در این مقاله از آموزشگاه زبان ایرانمهر، یاد می‌گیرید چگونه با رعایت اصول ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی نه تنها خواننده را درگیر پیام خود کنید، بلکه پیام‌تان را دقیق، حرفه‌ای و موثر تا پایان موردنظر جلو ببرید. چه بخواهید برای درخواست کاری، ارتباط با استاد یا ارتباط رسمی تجاری بنویسید، تسلط بر اجزای استاندارد؛ از موضوع و سلام و مقدمه گرفته تا بدنه و امضای حرفه‌ای،  و همینطور گرامر زبان انگلیسی حرف اول را می‌زند.

با مثال‌های واقعی، اشتباهات رایج و ساختار پیشنهادی، این راهنما کمک می‌کند ایمیل‌هایی بنویسید که مخاطب را جذب کنند، پاسخ بگیرند و تصویر شما را در ذهن مخاطب حرفه‌ای‌تر کنند. در این مقاله از آموزشگاه زبان ایرانمهر به بررسی جامع ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی پرداخته‌ایم.

دوره های آموزش زبان انگلیسی
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای کودکان
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای نوجوانان
دوره حضوری	آموزش زبان انگلیسی برای بزرگسالان

چرا ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی مهم است؟

در دنیای حرفه‌ای امروز، ایمیل یکی از اصلی‌ترین ابزارهای ارتباطی است؛ به‌ویژه در مکاتبات بین‌المللی یا در محیط‌هایی که زبان مشترک انگلیسی است. رعایت ساختار استاندارد ایمیل رسمی به انگلیسی، نه‌تنها پیام شما را قابل فهم‌تر و حرفه‌ای‌تر جلوه می‌دهد، بلکه شانس دریافت پاسخ و ایجاد ارتباط موثر را به طرز چشمگیری افزایش می‌دهد. اگر در مسیر یادگیری زبان هستید و می‌خواهید در موقعیت‌های رسمی به خوبی ارتباط برقرار کنید، شرکت در یک کلاس زبان انگلیسی با تمرکز بر مهارت‌های نوشتاری می‌تواند گزینه‌ای مفید باشد.

ساختار دقیق، مخاطب را از همان ابتدا درگیر می‌کند، احترام و ادب را منتقل می‌کند و در عین حال اطلاعات لازم را بدون اتلاف وقت ارائه می‌دهد. از دلایل اهمیت ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی باید به موارد زیر اشاره کرد.

• ایجاد تاثیر حرفه‌ای بر مخاطب
• افزایش احتمال دریافت پاسخ سریع و دقیق
• انتقال واضح هدف و پیام ایمیل
• جلوگیری از برداشت‌های اشتباه در ارتباطات رسمی
• نشان دادن تسلط بر زبان و اصول ارتباط بین‌فرهنگی
• افزایش کارایی در مکاتبات کاری یا دانشگاهی

اجزای اصلی ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی

هر ایمیل رسمی حرفه‌ای، ساختاری مشخص و مرحله‌به‌مرحله دارد که هدف آن انتقال شفاف، مودبانه و منظم پیام به گیرنده است. رعایت این ساختار نه‌تنها خوانایی ایمیل را افزایش می‌دهد، بلکه اعتبار و تاثیرگذاری نویسنده را نیز تقویت می‌کند. از موضوع ایمیل گرفته تا امضا، هر جزء نقشی کلیدی در رساندن موثر پیام دارد. در نگارش این اجزا منابع آموزش زبان انگلیسی آنلاین و حضوری می‌توانند به شما کمک کنند. در ادامه، اجزای اصلی ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی را معرفی می‌کنیم.

اجزای اصلی ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی:

• خط موضوع – Subject Line
• سلام اولیه – Salutation
• جمله آغازین و معرفی هدف ایمیل – Opening Line
• بدنه اصلی – Main Body
• درخواست یا اقدام مورد انتظار – Call to Action
• جمله پایانی – Closing Statement
• عبارت خداحافظی – Sign-off
• امضای حرفه‌ای – Signature

خط موضوع – Subject Line

موضوع یا Subject، اولین بخشی است که گیرنده پیش از باز کردن ایمیل می‌بیند. یک subject مناسب باید مختصر، واضح و مرتبط با محتوای ایمیل باشد. انتخاب عنوان نامناسب یا مبهم، احتمال باز شدن یا توجه به ایمیل را کاهش می‌دهد.

به عنوان مثال:

Request for Project Timeline Update

Application for Marketing Internship – John Doe

سلام اولیه – Salutation

سلام رسمی نشان‌دهنده ادب، احترام و آشنایی با آداب مکاتبه است. بسته به شناخت شما از مخاطب، سلام می‌تواند رسمی‌تر یا کمی صمیمی‌تر باشد، ولی همچنان باید قالب حرفه‌ای داشته باشد.

به عنوان مثال:

Dear Mr. Johnson,

Hello Dr. Smith,

جمله آغازین و معرفی هدف ایمیل – Opening Line

اولین جمله باید به‌سرعت هدف ایمیل را مشخص کند. در ایمیل‌های رسمی، بهتر است از عباراتی استفاده شود که هم حرفه‌ای هستند و هم به موضوع اصلی اشاره دارند.

به عنوان مثال:

I am writing to inquire about the upcoming training schedule.

I hope this message finds you well. I would like to discuss the next steps of our collaboration.

بدنه اصلی – Main Body

در این بخش باید اطلاعات لازم، جزئیات مربوط به موضوع، و هر نکته‌ای که خواننده باید بداند به‌صورت مرتب و ترجیحا پاراگراف‌بندی‌شده بیان شود. استفاده از bullet points یا شماره‌گذاری می‌تواند به وضوح متن کمک کند.

به عنوان مثال:

As discussed in our last meeting, the marketing team has finalized the campaign materials.

Please find attached the quarterly report, which highlights the KPIs and progress metrics.

درخواست یا اقدام مورد انتظار – Call to Action

در انتهای بدنه، باید واضح بیان شود که از مخاطب چه انتظاری دارید. این بخش نقش کلیدی در جهت‌دهی به پاسخ دارد، پس باید مشخص، محترمانه و مستقیم باشد.

به عنوان مثال:

Could you please confirm your availability for a meeting next Tuesday?

I would appreciate it if you could review the attached file and share your feedback by Friday.

جمله پایانی – Closing Statement

پیش از پایان ایمیل، بهتر است جمله‌ای برای ابراز قدردانی، ابراز امیدواری یا تاکید مجدد بر موضوع بیان شود تا ایمیل پایان طبیعی و محترمانه‌ای داشته باشد.

به عنوان مثال:

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you soon.

عبارت خداحافظی – Sign-off

این بخش عبارت کوتاهی برای خداحافظی است و بسته به درجه رسمی بودن، عبارت مناسب انتخاب می‌شود. استفاده از عبارات رایج رسمی مانند “Sincerely” یا “Best regards” توصیه می‌شود.

به عنوان مثال:

Best regards,

Sincerely,

امضای حرفه ای – Signature

در انتهای ایمیل، امضای شما باید شامل نام کامل، عنوان شغلی (در صورت لزوم)، نام سازمان و اطلاعات تماس باشد. این اطلاعات کمک می‌کنند تا گیرنده در صورت نیاز به‌راحتی با شما ارتباط بگیرد. در نظر داشته باشید که امضا در مواردی کاربرد صحیح دارد که شما به عنوان شخص حقوقی به فرد یا افرادی از یک سازمان ایمیل ارسال می‌کنید.

برای مثال در ادامه دو فرمت امضا حرفه‌ای و رسمی در اختیار شما قرار داده شده:

چگونه یک Subject line موثر بنویسیم؟

Subject line اولین چیزی است که گیرنده پیش از باز کردن ایمیل می‌بیند و بر اساس آن تصمیم می‌گیرد که ایمیل را باز کند یا نادیده بگیرد. در ایمیل‌های رسمی، موضوع باید مختصر، دقیق و مرتبط با محتوای ایمیل باشد. از استفاده از جملات کلی، مبهم یا هیجانی (مانند “سلام” یا “خیلی مهم”) خودداری کنید.

بهترین subject lineها اکثرا بین ۵ تا ۸ کلمه دارند، مستقیما به موضوع اصلی اشاره می‌کنند و در صورت نیاز شامل نام، تاریخ یا شماره ارجاع می‌شوند. اگر مایلید به‌صورت اصولی مهارت نوشتاری و ساختار حرفه‌ای ایمیل‌ها را تقویت کنید، شرکت در یک دوره زبان انگلیسی مناسب، گامی مؤثر برای یادگیری کاربردی و عملی زبان خواهد بود. در ادامه مثال‌هایی از Subject line موثر را مشاهده می‌کنید.

Request for Extension on Project Deadline

Meeting Confirmation – Wednesday, August 14

Follow-up on Internship Application

Invoice Submission for July Services

Feedback Request: Marketing Strategy Draft

ساختاربندی بدنه ایمیل در قالب پاراگراف یا فهرست

بدنه اصلی ایمیل باید به گونه‌ای نوشته شود که خواندن و درک آن برای مخاطب آسان باشد. استفاده از پاراگراف‌های کوتاه، تفکیک موضوعات در خطوط جداگانه و در صورت نیاز، استفاده از لیست‌های بولت‌دار یا شماره‌دار، باعث می‌شود پیام شما واضح‌تر، منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. اگر در حال ارائه چند نکته، مرحله یا درخواست هستید، لیست‌سازی بهترین راه برای پرهیز از شلوغی و ابهام است. از زبان ساده، جملات مستقیم و ساختار منطقی برای انتقال پیام خود استفاده کنید.

مثال از بدنه پاراگراف‌بندی‌شده:

Thank you for your response regarding the project timeline. I have reviewed the revised schedule, and I believe we may need to adjust the delivery date due to the delay in material shipment.

Please let me know if we can discuss this further in tomorrow’s meeting.

مثال از بدنه فهرست‌گذاری‌شده Bulleted List:

Here are the key points from today’s discussion:

Final design will be submitted by Friday.

QA testing to begin on Monday.

Client presentation scheduled for next Wednesday.

مهم ترین اشتباهات در نگارش ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی

اشتباه در ساختار ایمیل رسمی می‌تواند پیام شما را گیج‌کننده، غیرحرفه‌ای یا حتی بی‌احترام جلوه دهد. بسیاری از این خطاها ناشی از ناآشنایی با اصول نگارش رسمی، ترجمه‌ی مستقیم از زبان مادری، یا نادیده گرفتن انتظارات فرهنگی مخاطب انگلیسی‌زبان است. شناخت و اجتناب از این اشتباهات، کلید نگارش ایمیلی تاثیرگذار، دقیق و قابل احترام است. در ادامه به اشتباهات رایج در نگارش ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی میپردازیم.

• عدم درج خط موضوع (Subject): نبود subject باعث سردرگمی گیرنده می‌شود و ممکن است ایمیل شما نادیده گرفته شود.
• شروع بدون سلام یا معرفی: حذف سلام اولیه یا نوشتن مستقیم بدنه بدون معرفی مناسب، حس بی‌احترامی یا شتاب‌زدگی ایجاد می‌کند.
• ایمیل‌های خیلی طولانی و نامنظم: متن‌های پراکنده و بدون پاراگراف‌بندی مشخص، خواننده را خسته و پیام را نامفهوم می‌کند.
• عدم مشخص کردن هدف یا درخواست: اگر مخاطب دقیقا نداند چه می‌خواهید، احتمال دارد به ایمیل شما پاسخ ندهد یا اشتباه برداشت کند.
• اشتباهات املایی یا گرامری: این اشتباهات نشانه بی‌دقتی یا ضعف زبان هستند و به اعتبار حرفه‌ای شما آسیب می‌زنند.
• استفاده از فونت یا قالب‌بندی ناهماهنگ: رنگ‌ها، فونت‌های غیررسمی یا استایل‌های متنوع، تمرکز مخاطب را از محتوای اصلی منحرف می‌کنند.
• نداشتن امضای مناسب در انتهای ایمیل: امضای حرفه‌ای شامل نام، عنوان، و اطلاعات تماس است و نبود آن باعث ناتمام بودن ایمیل می‌شود.

نمونه های واقعی و قابل ویرایش از ایمیل رسمی انگلیسی

یکی از بهترین روش‌ها برای یادگیری ساختار ایمیل رسمی به انگلیسی، بررسی نمونه‌های واقعی و قابل‌ویرایش است. این نمونه‌ها نه‌تنها به شما کمک می‌کنند با لحن، ساختار و واژگان مناسب برای موقعیت‌های مختلف آشنا شوید، بلکه می‌توانند به‌عنوان الگوهایی آماده برای ویرایش و استفاده سریع نیز عمل کنند. در ادامه، چند نمونه متداول و کاربردی از ایمیل‌های رسمی را بررسی می‌کنیم که هرکدام به‌راحتی قابل تطبیق با نیازهای شما هستند.

ایمیل Cover Letter – ایمیل همراه رزومه یا درخواست شغلی

ایمیل Cover Letter معمولا همراه با رزومه برای درخواست شغلی ارسال می‌شود. هدف آن معرفی کوتاه شما، اشاره به مهارت‌ها و تجربیات مرتبط، و ابراز علاقه به موقعیت شغلی مورد نظر است.

به طور مثال:

Subject: Marketing Coordinator Application

Dear [Company receiving applications],

I am writing to express my interest in the Marketing Coordinator position. With a Bachelor’s degree in Business Administration and five years of experience in digital marketing, I am confident in my ability to contribute effectively to your team at GreenTech Solutions.

In my previous role at [previous company] Media, I led a campaign that increased client engagement by 30% within three months. This experience honed my skills in SEO, social media strategy, and performance analytics—skills I believe align well with the requirements for this role.

Enclosed is my resume, which highlights my qualifications. I look forward to the possibility of discussing this exciting opportunity with you. I am available for an interview at your earliest convenience.

Sincerely,

[Name Signature]

اطلاع رسانی داخلی – Announcement

این نوع ایمیل برای اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی، معرفی اعضای جدید تیم یا تغییرات مهم استفاده می‌شود. زبان آن رسمی ولی صمیمی و مثبت است.

Subject: Meet the New Customer Support Representative

Dear team,

I am pleased to introduce you to [name] who is starting today as [role]. She will be providing technical support and assistance to our users, making sure they enjoy the best experience with our products. (general data)

Feel free to greet [name] in person and congratulate her on the new role!

Best regards,

Thomas Lee

Team Lead – Customer Success

درخواست رسمی – Request

در این ایمیل‌ها هدف، ارائه یک درخواست واضح و مودبانه است، مثل درخواست مرخصی، تغییر زمان جلسه یا تخصیص منابع.

Subject: Vacation request for September, 10-15

Dear Mr./Ms. [Last name],

I would like to request a vacation from Monday, September 9th till Friday, September 13th.

I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleagues [Name] and [Name] will cover my responsibilities during my absence.

Looking forward to your approval.Sincerely,
[Your name]

[Job title] Project Manager

طرح پرسش – Inquiries

ایمیل‌هایی که با هدف پرسیدن سوالی مشخص ارسال می‌شوند باید مختصر، مودبانه و با زمینه کافی برای سوال همراه باشند.

Subject: Do You Offer Student Discounts for the Annual Coding Conference?

Greetings,

I would like to ask if you provide student discounts for tickets to the Annual Coding Conference.

I’m a full-time student at the University of Texas and I’m very excited about your event, but unfortunately, the ticket price is too high for me. I would appreciate it if you could offer me an educational discount.

Looking forward to hearing from you!

Best,

[your name]

سخن پایانی

یادگیری نحوه نگارش ایمیل رسمی به انگلیسی، فقط یک مهارت زبانی نیست، بلکه ابزاری موثر برای ساختن ارتباطات حرفه‌ای، ارتقاء جایگاه شغلی و انتقال موثر پیام در فضای بین‌المللی است. اگر ساختار ایمیل را به‌درستی رعایت کنید، حتی ساده‌ترین پیام‌ها می‌توانند تاثیری حرفه‌ای و قابل احترام داشته باشند. فراموش نکنید که تمرین مداوم و الگوبرداری از نمونه‌های استاندارد، کلید پیشرفت شما در این مسیر است.

اگر می‌خواهید مهارت‌های نوشتاری و ارتباطی خود را در زبان انگلیسی به سطحی بالاتر برسانید، دوره‌های تخصصی مکاتبات رسمی در آموزشگاه زبان ایرانمهر می‌تواند نقطه شروعی قدرتمند برای شما باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر، همین حالا به وب‌سایت ایرانمهر سر بزنید و دوره مناسب خود را انتخاب کنید.

سوالات متداول

بیشتر بخوانید:  روش نوشتن نامه اداری انگلیسی

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل نامه‌نگاری به زبان انگلیسی

منابع :

wallstreetenglish|boisestate|woodpecker