خوانندگان محترم،
ما این نامه را برای شما می‌نویسیم تا به شما بگوییم نوشتن نامه مهارت بسیار مهمی است.
می‌دانید چطور باید یک نامه به زبان انگلیسی بنویسید؟
به نظر شما نوشتن یک نامه چه تفاوتی با نوشتن انشای مدرسه یا پیام دادن به یک دوست دارد؟ حتی امروز، در عصر ارتباطات آنلاین، نامه‌نگاری مهارت مهمی است که باید آن را یاد بگیرید.
امروزه نوشتن نامه ساده‌تر از 20 سال پیش، اما کمی خاص‌تر است. چرا؟ دیگر لازم نیست نامه را روی کاغذ بنویسید، آن را به نزدیک‌ترین صندوق پستی که دیدید بیندازید و نگران این باشید نامه به مقصد می‌رسد یا نه. در دنیای فناوری و تکنولوژی تنها کاری که باید بکنید این است که پشت کامپیوتر بنشینید و نامه را تایپ کنید و دکمه ارسال را بزنید. تمام!
با این روش، هم در وقت صرفه‌جویی می‌شود، هم مطمئن هستید نامه به گیرنده می‌رسد و هم تمام فرآیند نوشتن و ارسال نامه یا نام امروزی آن «ایمیل» (Email) یا نامه الکترونیکی خاص‌تر خواهد بود.
اینکه بدانید چطور باید نامهای به زبان انگلیسی بنویسید، می‌تواند به شما کمک کند شغل رویایی‌تان را پیدا کنید، با یک غریبه آشنا شوید و خیلی کارهای دیگر که نام‌بردن همه آن‌ها در این مقاله نمی‌گنجد. پس بیایید با هم یاد بگیریم چطور یک نامه به زبان انگلیسی بنویسیم!
با کمال احترام،
پ.ن آماده‌اید؟ شروع می‌کنیم!
بیشتر نامه‌ها ساختار یکسانی دارند
در ابتدایی‌ترین سطح، تمام نامه‌ها یکسان هستند. چطور؟ در ادامه قسمت‌هایی را به شما معرفی می‌کنیم که می‌توانید آن‌ها را در تمام نامه‌ها ببینید.
- تاریخ. ایمیلها این مورد را برای شما راحت کردهاند، بنابراین نیازی نیست وقتی نامهای را به صورت آنلاین ارسال میکنید نگران تاریخ آن باشید. اما اگر نامهای را به صورت دستی مینویسید یا تایپ میکنید تا بعد آن را پرینت بگیرید، مطمئن شوید تاریخ نامه را در گوشه بالای صفحه بنویسید.
- سلام و احترام. فرقی نمیکند از “Hello” یا “Dear” استفاده کنید؛ اینجا جایی است که باید مخاطب نامه را مشخص کنید.
- هدف نامه. در این قسمت باید کاملا دقیق (مختصر و مفید) توضیح بدهید چرا نامه را مینویسید.
- تمام مطالب. بعد از آن باید همه آنچه را که گیرنده نامه باید بداند، ذکر کنید و به طور کامل بگویید چرا نامه مینویسید.
- امضا. این قسمت، بخش پایانی نامه شماست و باید با عباراتی مثل “Sincerely” یا “Yours truly” آن را تمام و بعد آن را امضا کنید.
موارد بالا، نکاتی هستند که شما برای نوشتن یک نامه حرفه‌ای در هر زمینه‌ای باید آن‌ها را بلد باشید. سلام کنید، بگویید برای چه نامه مینویسید و بعد اسمتان را امضا کنید. ساده است، نه؟
با این حال، این مطالب فقط پایه و زیرساخت یک نامه است. در ادامه به شرح جزئیات می‌پردازیم.
دوره های آموزش زبان انگلیسی |
|
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای کودکان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای نوجوانان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای بزرگسالان |
آدرس نوشتن برای نامه‌ها در ایالات متحده آمریکا
چطور می‌خواهید مطمئن شوید نامه‌هایتان در راه رسیدن به مقصد گم نمی‌شوند؟ با نوشتن آدرس درست و کامل روی بسته پستی و یا با نوشتن آدرس ایمیل درست شخص گیرنده. کشورهای مختلف، روش‌های متفاوتی برای نوشتن آدرس روی بسته پستی دارند.
برای آدرس نوشتن در ایالات متحده آمریکا، باید شبیه مثال زیر عمل کنید:
Jane Smith
1234 Washington St. Apt. 14A
Chicago, IL 60290
مواردی که باید درباره آدرس نوشتن روی بسته پستی بدانید:
- خط اول باید نام و نام خانوادگی گیرنده نامه را بنویسید.
- خط دوم، ابتدا پلاک یا شماره ساختمان و بعد از آن اسم خیابان نوشته می‌شود.
- شماره ساختمان یا کدپستی آخرین موردی است که نوشته می‌شود. می‌توانید آن را زیر آدرس بنویسید یا کلمه “Apartment” را به صورت اختصاری “Apt.” بنویسید.
- سومین خط نام شهر نوشته می‌شود و بعد از آن «ویرگول» قرار می‌گیرد، سپس نام ایالت به صورت اختصاری می‌آید و در آخر کدپستی (بدون ویرگول) نوشته می‌شود.
- کدپستی در آمریکا یک عدد 5 رقمی است (در ایران ده رقم است)، و گاهی با خط فاصله و 4 رقم اضافه می‌شود.
اگر در آمریکا زندگی میکنید، آدرس برگشت (آدرس فرستنده، یا آدرسی که نامه از آن ارسال شده است) در گوشه بالا، سمت چپ و روی بسته پستی و آدرس گیرنده میانه سمت راست بسته پستی نوشته می‌شود.
آدرس نوشتن برای نامه‌ها در انگلستان
در انگلستان، بسته‌های پستی کمی متفاوت هستند. در ادامه نمونه‌ای از یک نامه انگلیسی آدرس‌دار را برای شما نوشتیم که از وبسایت British Royal Mail برداشتیم.
Miss S Pollard
1 Chapel Hill
Heswall
BOURNEMOUTH
BH1 1AA
بسته‌های پستی در انگلستان از قوانین زیر پیروی می‌کنند:
- خط بالایی نام و نام خانوادگی گیرنده یا ابتدا نام خانوادگی و بعد نام کوچکش نوشته می‌شود.
- خط دوم شماره پلاک یا شماره ساختمان و بعد نام خیابان می‌آید.
- خط سوم نام منطقه، محله یا روستا نوشته می‌شود که بخشی از شهر یا استانی است که گیرنده در آن زندگی می‌کند.
- خط چهارم اسم شهر گیرنده با حروف بزرگ نوشته می‌شود.
- در نهایت روی خط پنجم، کدپستی انگلیسی نوشته می‌شود که آن هم با حروف بزرگ است.
در انگلستان، آدرس گیرنده گوشه پایین سمت چپ بسته پستی نوشته می‌شود و آدرس فرستنده پشت بسته پستی قرار می‌گیرد؛ درست زیر عنوان «آدرس فرستنده».
این دو مورد، عناصر مهمی هستند که باید در رابطه با نامه‌های انگلیسی و آمریکایی می‌دانستید.
عنوان (سرنامه) نامه‌ها: موارد مهمی که باید لحاظ شوند
بسیاری از نامه‌ها یک سرنامه دارند، بخشی که پیش از نامه اصلی می‌آید. سرنامه روشی است برای اینکه تمام اطلاعات مهم درباره فرستنده (که خود شما هستید) و گیرنده (دریافت‌کننده) نامه را بیان کنید.
برای نامه‌های حرفه‌ای مثل کاورلترها، نامه‌های شکایت و نامه‌های پیگیری، باید از عنوان و سرنامه زیر استفاده کنید:
نام و نام خانوادگی فرستنده
نام خیابان
شهر، کدپستی ایالت
شماره تلفن
تاریخ
نام گیرنده
عنوان شغلی گیرنده
نام سازمان
نام خیابان
شهر، کدپستی ایالت
Your Name
Street Address
City, State Zip Code
Phone Number
Date
Recipient’s Name
Recipient’s Job Title
Name of Organization
Street Address
City, State Zip Code
برای نامه‌های معمولی و غیررسمی، مثل نامه‌های تشکر، نوشتن نام و نام خانوادگی خودتان و تاریخ، یا فقط تاریخ کافی است.
نامه‌نگاری به زبان انگلیسی؛ پنج نوع نامه که باید آن‌ها را بشناسید
بسیار خوب، با توجه به مطالبی که در بالا گفتیم، بسته‌های پستی آماده هستند. یک سرنامه خوب نوشتید و حالا وقت آن رسیده است نامه واقعی را بنویسید.
آماده، حرکت، بنویسید!
کاورلترها (Cover letter)
یک کاورلتر زمانی نوشته می‌شود که بخواهید برای شغلی اقدام کنید. معمولا وقتی برای استخدام در سمتی شغلی روزمه می‌فرستید، کاورلتر را هم با آن ارسال میکنید.
در واقع کاورلتر فرصتی است که می‌توانید با آن به کارفرما بگویید چرا فکر میکنید بهترین گزینه برای سمت مورد نظر هستید. بسیاری از آگهی‌های استخدام فهرستی از توانمندی‌ها و قابلیت‌ها را می‌نویسند و از شما تجربه و سابقه کاری می‌خواهند. از این موارد استفاده کنید تا بدانید در کاورلتر خود درباره چه موضوعی باید صحبت کنید.
کاورلترها باید لحن مثبت داشته باشند و به صورت کاملا شخصی نوشته شوند، به این معنی که برای هر شرکت و هر سمتی باید متفاوت باشند.
طرح کلی کاورلتر
[سرنامه حرفه‌ای]
سلام و احترام
- اگر نام گیرنده را می‌دانید، از[ “Dear Mr./Mrs. [Recipient’s name” استفاده کنید.
- اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، از “To Whom It May Concern” استفاده کنید.
پاراگراف اول
- نام و سمتی را که می‌خواهید برای آن اقدام کنید بنویسید.
- اگر لازم بود بنویسید چطور از اعلامیه استخدام شرکت مورد نظر آگاه شدید.
پاراگراف دوم
- توضیح بدهید سابقه کاری، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی شما چطور برای این شغل مناسب است.
- موارد خاص را نام ببرید، اما روزمه‌تان را تکرار نکنید.
پاراگراف سوم
- از خواننده برای وقتی که گذاشته و نامه شما را خوانده تشکر کنید.
- شماره تلفن یا آدرس ایمیلی را بنویسید که کارفرما بتواند با شما تماس بگیرد.
تمام کردن نامه با
Sincerely,
امضای شما [- «امضا» یعنی باید بعد از پرینت کردن نامه، اسمتان را با خودکار بنویسید.]
نام و نام خانوادگی [- این مورد باید تایپ شود.]
عبارات رایج و پرکاربرد در کاورلتر
I learned about this opportunity from…
As you can see from my resume…
My [specific skill] makes me an excellent candidate for this position.
It would be my pleasure to arrange a meeting with you at your earliest convenience.
Thank you for your consideration.
نامه استعفا
نامه استعفا، نامهای است که به طور رسمی قطع همکاری خود با شرکت یا سازمانی را اعلام میکنید. در بسیاری از شرکت‌ها، کارمند باید حداقل دو هفته زودتر از تاریخی که می‌خواهد قطع همکاری کند، نامه استعفای خود را بنویسد.
نامه‌های استعفا بسیار کوتاه هستند. مقدار اطلاعاتی که در این نامه‌ها مینویسید به شما و سیاست شرکتی که در آن کار میکنید بستگی دارد. اطلاعاتی که حتما باید در نامه خود لحاظ کنید، تاریخ و اعلام تصمیمتان برای استعفاست.
یادتان باشد لحنتان باید مثبت باشد! هیچ‌وقت در نامه استعفا شکایت (خصوصا شخصی) نکنید، مهم نیست دلیل ترک کارتان چیست. همانطور که در زبان فارسی و انگلیسی ضرب‌المثلی داریم که می‌گوید «پل‌های پشت سرتان را خراب نکنید.» یا “Don’t burn bridges.”. با رعایت این اصل، رابطه خوبتان را با شرکت حفظ میکنید؛ شاید روزی تصمیم گرفتید به کارتان برگردید یا شرکت از شما بخواهد برگردید.
طرح کلی نامه استعفا
[ سرنامه حرفه‌ای ]
استفاده از عبارت
Dear Mr. / Mrs. [Recipient’s name]
پاراگراف اول
- سمتی که می‌خواهید از آن استعفا بدهید و همچنین دپارتمان مورد نظر را عنوان کنید (اگر لازم و مناسب است).
- تاریخ ترک کارتان را اعلام کنید.
پاراگراف دوم
- دلیل ترک شغلتان را بگویید.
- درباره تجربه کار کردن در شرکت با دید مثبت و لحن آرام صحبت کنید.
- اگر کسی را برای جایگزینی یا آموزش دادن در نظر دارید، معرفی کنید تا رفتن شما راحت‌تر باشد.
- از شرکت برای تجربه کار کردن در آن تشکر کنید.
استفاده از عبارت
Sincerely/Respectfully yours,
امضا
نام و نام خانوادگی
عبارت‌های رایج و پرکاربرد
I am writing to inform you of my resignation from [job title], effective [date of termination].
My experience with [company name] has been valuable.
I will be happy to assist in training my replacement in my remaining time with the company.
Thank you for the opportunities and experiences you’ve offered me.
نامه‌های پیگیری
نامه پیگیری نامهای است که بعد از ارسال نامه اول به شخصی ارسال میکنید.
نامه‌های پیگیری اغلب به دو دلیل ارسال می‌شوند:
- برای جویا شدن حال کسی. این نامه حدودا یک هفته بعد از ارسال نامه اول فرستاده می‌شود و دلیل آن درخواست چیزی یا خبر دادن درباره موضوعی است.
- تشکر برای ملاقات. بعد از اینکه کسی را با اهداف کاری یا مصاحبه ملاقات کردید، ارسال یک ایمیل تشکر برای قدردانی از وقتی که برای شما گذاشتند و یادآوری نکاتی که در ملاقات درباره آن‌ها به توافق رسیدید، نشانه ادب و احترام است.
نامه‌های پیگیری باید کاملا مودبانه باشند و به اصل موضوع اشاره کنند. این نامه‌ها معمولا کوتاه هستند و بیشتر از یک پاراگراف نیستند.
طرح کلی نامه‌های پیگیری
[سرنامه حرفه‌ای ]
استفاده از عبارت
Dear Mr. / Mrs. [Recipient’s full/last name]
پاراگراف اول، وقتی از کسی برای ملاقات تشکر میکنید
- آخرین باری که همدیگر را دیدید یادآوری کنید.
- از او برای اینکه شما را ملاقات کرده تشکر کنید.
- هر نکته مهمی را که در این ملاقات مطرح شد و درباره آن بحث کردید، بیان کنید.
- هفته خوبی را برای او آرزو کنید، یا آرزو کنید دوباره همدیگر را ببینید.
پاراگراف اول، وقتی جویای حال کسی می‌شوید
- آخرین باری که همدیگر را دیدید یادآوری کنید.
- بگویید دقیقا می‌خواهید از طرف مقابلتان چه اطلاعاتی کسب کنید.
- برای او هفته خوبی را آرزو کنید یا آرزو کنید دوباره همدیگر را ببینید.
- از او برای وقتی که گذاشته، تشکر کنید.
پایان دادن به نامه با عبارت‌هایی مثل
Sincerely, / Yours truly, / Awaiting your reply,
امضا
اسم کامل شما
عبارت‌های رایج و پرکاربرد
Thank you for taking the time to meet with me on [date].
It was a pleasure speaking with you about…
I’m writing to confirm…
I’d appreciate a response regarding…
I look forward to hearing from you / meeting with you again.
نامه‌های تشکر
نامه‌های تشکر به افراد مختلف ارسال می‌شود تا به شکلی رسمی از آن‌ها به خاطر کاری که برای شما کردند قدردانی شود. می‌توانید از کسی برای موارد زیر تشکر کنید:
- ارسال یک هدیه برای شما
- شرکت در مراسمی که شما دعوت کرده بودید
- دعوت از شما برای شرکت در مراسمی
- کمک به شما در کاری
نامه‌های تشکر راهی محترمانه و رایج برای تشکر کردن از کسی است، به خصوص وقتی به صورت دستی و با دست خط خود فرد نوشته شود. این مسئله نشان می‌دهد شما برای نوشتن این نامه وقت گذاشتید و قدردانی و تشکر شما بیشتر ارزش خواهد داشت.
طرح کلی نامه‌های تشکر
[The date]
Dear [Recipient’s first name],
پاراگراف اول
- بیان دلیل ارسال نامه تشکر
- تشکر از فرد!
- نوشتن یک موضوع شخصی یا نظری خاص درباره دلیل تشکر کردنتان
Yours truly, / Sincerely,
[Your signature]
عبارت‌های رایج و پرکاربرد
Thanks so much for…
I was thrilled to receive your gift!
I am touched by your generous gift.
I really appreciate your [gift / assistance].
You have my heartfelt thanks.
It was very kind of you to…
نامه‌های شکایت
نامه شکایت دقیقا مشخص است به چه صورت است. این نامه مطلبی منفی را به حضور گیرنده می‌رساند. نوشتن این نامه می‌تواند سخت باشد چون بیان مسئله‌ای منفی به کسی که بی‌ادبانه و توهین‌آمیز نباشد، هیچ‌وقت آسان نیست.
یادتان باشد فقط به این دلیل که این نامه برای شکایت کردن است، نباید از آن برای حمله استفاده کنید!
راهی منطقی و مناسب که می‌توانید از اهانت و بی‌ادبی پرهیز کنید این است که حقایق را بدون دخالت‌دادن نظرات شخصی بیان کنید.
اگر برای موضوعی که قرار است درباره آن شکایت کنید، مدرک یا سندی دارید، حتما یک نسخه از آن را به نامه خود ضمیمه کنید.
طرح کلی نامه‌های شکایت
[ سرنامه حرفه‌ای ]
سلام و احترام
- اگر نام گیرنده را می‌دانید، از [“Dear Mr./Mrs. [Recipient’s full/last name” استفاده کنید.
- اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، از “To Whom It May Concern” استفاده کنید.
پاراگراف اول
- محصول یا موضوعی را که درباره آن مشکل دارید عنوان کنید.
- مشکل یا مسئله‌ای را که داشتید شرح دهید (از جمله تاریخ، اسامی، شماره محصول و موارد دیگر).
- اگر پیش از ارسال این نامه، اقدامات و پیگیری‌هایی انجام دادید، آن‌ها را بیان کنید.
پاراگراف دوم
- بیان کنید می‌خواهید این مشکل به چه صورت حل شود.
- اگر محصولی خریدید که کار نمیکند یا مشکل دارد، برای مرجوع وجه درخواست بدهید.
- شماره و آدرس ایمیل خود را بنویسید تا گیرنده نامه بتواند با شما تماس بگیرد.
- از گیرنده برای وقتی که گذاشته و نامه را خوانده و جواب داده تشکر کنید.
پایان دادن به نامه با
Sincerely / Respectfully yours,
[امضا]
[اسم کامل شما]
[شماره حساب یا شماره تماس]
عبارت‌های رایج و پرکاربرد
I am writing to report an issue I experienced with…
I’d like to bring an error to your attention.
I am dissatisfied with…
I would like to be compensated for my troubles in the form of [reasonable compensation request].
I look forward to resolving this issue together.
I can be reached at [your phone number] to discuss the matter further.
بسیار خوب، خوانندگان عزیز!
با خواندن این مقاله تا حد زیادی آماده هستید برای یک شغل جدید درخواست بدهید، از شغل قبلی خود استعفا بدهید و حتی بدون اینکه به کسی توهین کنید، مشکل یا شکایتی را بیان کنید. نامه‌نگاری در زبان انگلیسی یکی از مهارت‌های مفید است که باید در جعبه‌ابزارتان داشته باشید!
بیشتر بخوانید:روش نوشتن نامه اداری انگلیسی
بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن کاورلتر انگلیسی در 4 مرحله ساده
نظر خود را با ما در میان بزارید