مواقعی در زندگی وجود دارد که می‌خواهید به جای نامه یا ایمیل غیررسمی، یک نامه رسمی بنویسید. اینها شامل کاور لتر برای رزومه نویسی، نامه‌های استعلام، نامه‌های استعفا، مکاتبات حقوقی و بسیاری از موارد دیگر است. در این مواقع مهم است که از قالب نامه مورد نظر پیروی کنید.
از قالب نامه رسمی استفاده کنید
نمونه فرمت نامه‌ای که در زیر نشان داده شده است، یک طرح کلی برای یک نامه رسمی یا تجاری را به شما نشان می‌دهد.
هنگام نوشتن نامه‌ها از قالب نامه رسمی پیروی کنید
در زبان انگلیسی تعدادی فرمت نامه رسمی وجود دارد که باید هنگام نوشتن نامه رسمی یا تجاری استفاده شود. علاوه بر این، سعی کنید تا حد امکان ساده و واضح بنویسید و نامه را بیش از حد لازم طولانی نکنید. به یاد داشته باشید که از زبان غیر رسمی مانند اختصارات استفاده نکنید.
دوره های آموزش زبان انگلیسی |
|
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای کودکان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای نوجوانان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای بزرگسالان |
1) نام و اطلاعات تماس خود را وارد کنید
اطلاعات تماس باید در گوشه سمت راست بالای نامه رسمی نوشته شود. این معمولاً آدرس شما است، اما می‌تواند هر آدرس دیگری باشد که باید به آن پاسخ ارسال شود.
2) نام و آدرس گیرنده را درج کنید
آدرس شخصی را که به او نامه می‌نویسید اضافه کنید. آدرس گیرنده باید در سمت چپ نوشته شود و اغلب از زیر آدرس شما شروع می‌شود.
3) تاریخ را درج کنید
افراد مختلف تاریخ را در طرف‌های مختلف صفحه قرار می‌دهند. می‌توانید این را در سمت راست یا سمت چپ، زیر آدرس گیرنده بنویسید. ماه مورد نظر را نیز به انگلیسی و نوشتاری بنویسید و عدد نگذارید. به خاطر داشته باشید که شیوه‌ی نوشتن ماه‌ها در زبان انگلیسی، با فارسی فرق دارد. پس حتما حین آموزش زبان انگلیسی ترتیب نوشتن تاریخ را نیز یاد بگیرید.
4) سلام نامه را رسمی و صحیح بنویسید
نکته برای شروع یک نامه رسمی انگلیسی این است که با شخصی که برایش نامه می‌نویسید به روش صحیح احوالپرسی کنید. اگر نام شخصی را که می‌خواهید برایش نامه بنویسید را می‌شناسید، از «آقا» یا «خانم» (که در انگلیسی Madam یا Sir است) استفاده کنید، در غیر این صورت نام کامل او را بنویسید. سعی کنید خیلی غیر رسمی یا معمولی نباشید.
مثال‌ها
- اگر اسم شخص را نمی‌دانید، از کلمات زیر استفاده کنید. این عبارات همیشه وقتی که اسم‌ها را نمی‌دانید، به کمکتان می‌آید.
Dear Madam,
Dear Sir,
Dear Sir or Madam,
- b) اگر اسم شخص را می‌دانید، از شاخص مثل Mr، Mrs، Miss یا Ms، Dr و … استفاده کنید. اگر برای یک زن می‌نویسید و نمی‌دانید که دوشیزه یا متاهل است، از Ms استفاده کنید که برای خانم‌های مجرد و متاهل استفاده می‌شود. به خاطر داشته باشید که Miss برای دوشیزگان و Mrs برای خانم‌های متاهل استفاده می‌شود.
Dear Mr Jenkins,
Dear Ms Hamers,
Dear Mrs Hutchins,
Dear Miss Davis,
Dear Dr Green,
Etc.
5) متن نامه رسمی خود را بنویسید
متن نامه خود را به زبان رسمی بنویسید. مستقیم صحبت کنید و سعی کنید آن را تا حد امکان کوتاه نگه دارید، اغلب در مجموع بین سه یا چهار پاراگراف باید نوشته شود.
پاراگراف اول باید کوتاه باشد و برای معرفی شما و بیان هدف نامه – پرس و جو، شکایت، درخواست چیزی و غیره طراحی شده است.
پاراگراف یا پاراگراف‌های وسط نامه باید حاوی اطلاعات مربوطه در پشت نوشتن نامه باشد. بیشتر نامه‌های انگلیسی خیلی طولانی نیستند، بنابراین اطلاعات را در موارد ضروری نگه دارید و به جای گسترش بیش از حد، بر سازماندهی آن به شیوه‌ای واضح و منطقی تمرکز کنید.
آخرین پاراگراف یک نامه رسمی باید بیان کند که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی انجام دهد – بازپرداخت، ارسال اطلاعات برای شما و ….
6) نامه را با عبارات رسمی ببندید
همانطور که قراردادهایی در مورد سلام کردن برای نامه‌ی شما وجود دارد، قوانینی نیز در مورد نحوه بستن نامه یا امضای نامه وجود دارد. اگر نام شخص را نمی‌دانید، نامه را با استفاده از «your faithfully» پایان دهید. اگر نام گیرنده را می‌دانید، از «sincerely yours» استفاده کنید.
7) امضای خود را اضافه کنید
نام خود را زیر امضای خود با حروف بزرگ چاپ کنید (یا تایپ کنید). اگر فکر می‌کنید ممکن است شخصی که برای او نامه می‌نویسید نداند که شما مرد یا زن هستید، شاخص خود را (Ms یا Mr) بعد از نام خود در داخل پرانتز قرار دهید. در صورت تمایل، اضافه کردن شماره تلفن و آدرس ایمیل نیز می‌تواند مفید باشد.
8) نامه خود را تصحیح کنید
اکنون که اولین پیش نویس نامه خود را کامل کرده‌اید، از ابتدا تا انتهای آن را بخوانید و هرگونه اشتباه در دستور زبان و املاء را بررسی کنید. مطمئن شوید که به خوبی خوانده می‌شود و گیرنده متوجه می‌شود که نامه در مورد چیست.
اگر فرزند شما در حال یادگیری است و هم شما و هم او، در مورد نحوه نوشتن نامه‌های رسمی یا غیر رسمی کمک بیشتری می‌خواهید، لطفاً از اساتید مخصوص آموزش زبان انگلیسی برای کودکان کمک بخواهید. این اساتید قادر خواهند بود به هر سوالی که ممکن است داشته باشید پاسخ دهند.
اختصارات مورد استفاده در نامه نگاری
اختصارات زیر به طور گسترده در نامه‌های رسمی استفاده می‌شود:
- asap = as soon as possible
- cc = carbon copy
- enc. = enclosure
- pp = per procurationem
- ps = postscript
- pto (informal) = please turn over
- RSVP = please reply
- asap = در اسرع وقت
- cc = کپی (زمانی که یک کپی از نامه‌ای را برای بیش از یک نفر ارسال می‌کنید، از این مخفف برای اطلاع دادن به آنها استفاده کنید)
- = ضمیمه (زمانی که مقالات دیگری را با نامه خود وارد می‌کنید)
- pp = per procurationem (یک عبارت لاتین که به این معنی است که شما نامه را از طرف شخص دیگری امضا می‌کنید، این برای زمانی است که آنها برای امضای خود نیستند و …)
- ps = پانویس (یا پس نویس) (زمانی که می‌خواهید چیزی را بعد از اتمام و امضا آن اضافه کنید)
- pto (غیررسمی) = لطفاً ورق بزنید (برای اطمینان از اینکه طرف مقابل می‌داند که نامه در طرف دیگر صفحه ادامه دارد)
- RSVP= لطفا پاسخ دهید
طرح کلی یک کاور لتر
کاور لتر نامه‌ای است که همراه با رزومه شما هنگام درخواست شغل ارسال می‌شود. در اینجا یک طرح نسبتاً معمولی برای نوشتن و تنظیم پاراگراف‌ها وجود دارد.
پاراگراف مقدمه
به طور خلاصه خود و موقعیتی را که برای آن درخواست می‌کنید معرفی کنید. نحوه اطلاع از جای خالی در پوزیشن شغلی مورد نظر را نیز اضافه کنید.
بند 2
دلایل علاقه‌ی شما به کار در شرکت و اینکه چرا می‌خواهید برای آن پست خاص در نظر گرفته شوید را بیان کنید. صلاحیت‌ها و تجربیات مربوطه و همچنین ویژگی‌های شخصی خود که شما را به یک گزینه‌ی مناسب تبدیل می‌کند، بیان کنید.
بند 3
به آنها اطلاع دهید که رزومه فعلی خود را ضمیمه کرده‌اید و اطلاعات بیشتری را که فکر می‌کنید می‌تواند به پرونده شما کمک کند اضافه کنید.
پاراگراف پایانی
در دسترس بودن خود را برای مصاحبه اعلام کنید، از توجه آنها تشکر کنید، علاقه خود را مجدداً بیان کنید و نامه را ببندید.
طرح کلی نامه استعلام (A Letter of Enquiry)
نامه استعلام برای زمانی است که شما به صورت سرزده به یک شرکت مراجعه می‌کنید، یعنی بدون اینکه آنها آگهی یا اعلام موقعیت خالی داشته باشند، یک موقعیت شغلی خاص را اتخاذ می‌کنید.
پاراگراف مقدمه
خود را به اختصار معرفی کنید و دلیل نوشتن را بیان کنید. به آنها اجازه دهید از نوع موقعیتی که به دنبال آن هستید، دلیل علاقه شما و … مطلع شوند.
بند 2
نشان دهید که چرا شرکت آنها به طور خاص مورد توجه شما است، صلاحیت‌ها و تجربیات خود را همراه با جزئیات بیشتری که ممکن است آنها را به دیدن شما علاقه مند کند ذکر کنید.
بند 3
به رزومه ضمیمه شده خود اشاره کنید و توجه آنها را به نکات مهمی که دوست دارید روی آن تمرکز کنند جلب کنید.
پاراگراف پایانی
از آنها تشکر کنید، در مورد در دسترس بودن خود برای مصاحبه توضیح دهید و اشتیاق خود را برای شرکت آنها و تمایل به در نظر گرفتن پست‌هایی که ممکن است هنوز در دسترس نیستند، دوباره بیان کنید.
سخن آخر
ما در این مقاله تلاش کردیم به طور مختصر و مفید شما را با نحوه‌ی نوشتن نامه به زبان انگلیسی و به صورت رسمی آشنا کنیم. اما نوشتن یک نامه‌ی انگلیسی با وجود اینکه ساده به نظر می‌رسد، گاهی به تمرین نیاز دارد، چون نامه‌ها به خاطر آن همه اصطلاحات فراوان کار را سخت‌تر می‌کنند. اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید یا می‌خواهید تمام این موارد را به خوبی یاد بگیرید، به شما توصیه می‌کنیم که در آموزشگاه زبان ایرانمهر ثبت نام و از دوره‌های کامل و مفید آنها بهره ببرید.
بیشتر بخوانید:راهنمای کامل نامه‌نگاری به زبان انگلیسی
بیشتر بخوانید:نحوه نوشتن کاورلتر انگلیسی در 4 مرحله ساده
نظر خود را با ما در میان بزارید