خواننده محترم
زمان مناسب فرا رسیده.
وقت آن است که شغل دانشجویی تمام وقت را رها کنید و یک قرارداد شغلی پر درآمد را امضا کنید.
زمان آن فرا رسیده که شغلی را پیدا کنید که در آن از توانایی‌ها، مهارت‌ها و استعدادهای طبیعی شما استفاده شود.
شما باهوش، شایسته، خوش صحبت و با شخصیت هستید.
شما هزاران اصطلاح تجاری را می‌دانید و در کلاس‌های تجاری خود بسیار فعال و ممتاز بوده‌‌اید.
اما هنوز یک مانع (چالش) بر سر راه وجود دارد و آن هم کاورلتر شما است.
دانستن نحوه نوشتن نامه پوششی یک مهارت عملی است که تنها برای مرحله جستوجوی کار مناسب نیست بلکه این نامه به شما کمک میکند خود را بهتر معرفی کرده و در حرفه خود پیشرفت کنید. اصول نوشتن نامه کاری مشابه اصول نوشتن هر نوع نامه تجاری دیگر است.
نامه‌ها فقط روی قلم و کاغذ نوشته نمی‌شوند، بلکه به‌صورت الکترونیکی نیز ارسال می‌شوند یعنی از طریق ایمیل. بنابراین، در مقطعی از زندگی خود باید نامه‌های قوی و حرفهای بنویسید.
هنگامی که نحوه نوشتن کاورلتر را بدانید، بهتر می‌توانید انواع نامه‌های تجاری را بنویسید.
دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است نیاز به نوشتن و ارسال نوعی نامه تجاری داشته باشید. تصور کنید که شما در حال حاضر یک فرد حرفهای موفق هستید و رئیس شما از شما خواسته است که نامه‌ای به یکی از تامین‌کنندگان خود فرستاده و در مورد مشکلی که با محصول دارید با آنها ارتباط برقرار کنید.
در دانشگاه معمولاً فرصت تمرین نوشتن نامه‌های انگلیسی تجاری را ندارید. بنابراین، حدس می‌زنیم تجربه نوشتن هیچ نوع نامه کاری را ندارید و اکنون نگران هستید این موضوع هستید که چه چیزی را باید به نامه خود اضافه و چه چیزهایی را از آن حذف کنید.
اگر اکنون در این مرحله گیر کرده و از آن فراتر نمی‌روید، زمان آن است که مشکلتان را با کمک هم حل کنیم. پس بیایید به اتفاق نحوه نوشتن کاورلتر و مراحل ساده آن را با یکدیگر بررسی کنیم.
شما حتماً به پادکست‌های تجاری زیادی گوش داده‌اید و جدیدترین و بهترین برنامه‌های تجاری را تماشا کرده‌اید، اما هنوز نمی‌توانید یک نامه خوب تجاری بنویسید و در این مورد به کمک نیاز دارید. خبر خوب این است که با مطالعه این مقاله شما خواهید توانست از عهده این چالش به‌خوبی برآیید. پس نگران چیزی نباشید.
قدم بعدی شما این است که باید واژگانی را که برای نوشتن نامه خود نیاز دارید، یاد بگیرید.
مطمئن باشید، بعد از اینکه چند و چون نوشتن طرح کلی نامه را فرا گرفتید، به این نتیجه شگفت‌انگیز خواهید رسید که نوشتن این نامه‌ها چقدر آسان است. Cover Letter باید کوتاه، مستقیم، ساده و حرفهای بوده و نیازی به فلش‌کارت، حروف بزرگ یا نوشتن خلاقانه ندارد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که به سؤالات مهم پاسخ دهید.
نکات عمده‌ای را که نیاز به توضیح دارند در ادامه خواهید خواند:
1- سبک صحیح نوشتن را بشناسید
نامه خود را ساده بنویسید
سعی کنید حتی‌الامکان از حاشیه‌نویسی و پراکنده‌گویی بپرهیزید و سریع سر اصل مطلب بروید! درست نیست که در این نامه‌ها جزئیات مربوط به خودتان، تجربیاتتان یا هر چیز دیگری که ممکن است حاشیه تلقی شود را معرفی کنید. کاورلتر فضایی است که باید از طریق آن واقعیت‌ها و حقایق را منتقل کرد خصوصاً واقعیت‌ها و حقایقی که طرف مقابل شما نیاز است در مورد آنها مطلع شود.
به‌عنوان مثال، اگر برای کار در بانک درخواست می‌دهید، در مورد تجربیات خود در زمینه ریاضیات، امور مالی و خدمات مشتری به آنها بگویید. مدیر نیازی به دانستن هر شغل موقت تابستانی شما ندارد. هر تجربه کاری مهم دیگری را برای رزومه خود یا برای وقت مصاحبه‌ای که پس از فرستادن کاورلتر درخشانتان دریافت می‌کنید ذخیره کنید.
همین موضوع در مورد انواع نامه‌های تجاری نیز صدق میکند. سعی کنید فقط اطلاعات مرتبط را بنویسید. اگر از محصولی راضی یا ناراضی هستید، فوراً به شرکت اطلاع دهید و به آنها بگویید که در مورد آن محصول چه کاری باید انجام شود.
نامه خود را با اطلاعات زیاد پر نکنید. اگر زیاد بنویسید، نکات اصلی شما در دریایی از اطلاعات غرق خواهد شد. حتماً می‌پرسید چرا؟ چون متخصصان پرمشغله وقتی برای خواندن تمام این مطالب ندارند.
نامه شما یکی از بسیار نامه‌هایی است که باید خوانده شود و این فقط یکی دیگر از وظایف بی‌شماری است که متخصص مربوطه باید در آن روز انجام دهد. زمان او بسیار ارزشمند است و شما باید به آن احترام بگذارید و سعی نکنید با زیاده گویی‌های بی‌مورد هدرش دهید.
دوره های آموزش زبان انگلیسی |
|
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای کودکان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای نوجوانان |
| دوره حضوری | آموزش زبان انگلیسی برای بزرگسالان |
با قدرت بنویس
چگونه باید یک کاورلتر قوی بنویسیم؟
یکی از ترفندهای نوشتن نامه‌های مؤثر و قوی استفاده از صدای فعال در مقابل صدای غیرفعال است.
مثلاً ننویسید:
- “One summer my job was working at a bank where I was a teller.”
- «یک تابستان شغلم در بانکی بود که در آن تحویل‌دار بودم.»
در عوض، بنویسید:
- “I worked as a teller at a bank one summer.”
«یک تابستان به‌عنوان تحویل‌دار در یک بانک کار کرده‌ام.»
کاری که انجام دادیم تقلیل یک جمله 14 کلمه‌ای به یک جمله 10 کلمه‌ای بود. صدای فعال معمولا مستقیم‌تر، مختصرتر و قوی‌تر است. کمی قوی‌تر و رسمی‌تر به‌نظر می‌رسد. و اینطور بنظر نمی‌رسد که دارید یک داستان طولانی تعریف می‌کنید بلکه واضح است که میخواهید صرفاً حقایق مهم را بازگو کنید.
نامه ساده و سرراست شما نشان می‌دهد که می‌دانید چگونه مختصر بنویسید. این نشان می‌دهد که درک می‌کنید چه چیزی برای متخصص دیگر مهم است. در مجموع، این موضوع کمک میکند که نامه شما قوی‌تر بنظر برسد و یک نامه قوی نامه مهمی است که باید خوانده شود. این به این معنی است که نامه شما شانس بیشتری برای خوانده شدن به‌صورت کامل و درخواست شما شانس بیشتری برای بررسی دارد.
2- بدانید چه محتوایی باید در آن گنجانده شود
حرفهای باشید نه شخصی
حرفهای نگه داشتن نامه نیز به ساده و قوی بودن آن کمک میکند.
مخاطب خود را بشناسید. احتمالاً شما شخصاً گیرنده را نمی‌شناسید، بنابراین نیازی به ذکر جزئیات شخصی یا نوشتن معمولی نیست. پس هرگونه جزئیات غیرضروری را حذف کنید. فقط مواردی را که برای مصاحبه یا جلسه کاری مهم است درج کنید. نامه شما باید دقیقاً بر دلیل نوشتن متمرکز باشد.
اگر برای شغلی درخواست می‌کنید، فقط در مورد تجربه کاری مرتبط خود و آنچه می‌توانید به‌عنوان کارمند به سازمان او ارائه دهید، بنویسید. اکنون زمانی نیست که در مورد خانواده، سرگرمی‌های خود یا آنچه دوست دارید و دوست ندارید صحبت کنید.
به یاد داشته باشید، این یک نامه تجاری است و فقط باید در مورد تجارت باشد.
درعین حال، سعی کنید در سخنرانی خود نیز خیلی رسمی نباشید. به این معنی که نباید سعی کنید با کلمات بزرگ یا جملات طولانی طرف مقابل خود را تحت تاثیر قرار دهید. پیشنهاد می‌کنم به روشی طبیعی، اما حرفهای در مورد خودتان بنویسید. این مهارت را می‌توان با استفاده از یک صدای فعال و کلمات کمتر به دست آورد.
پس جمله‌ای مانند این ننویسید:
- “It is a true and genuine honor to be considered for employment by such a wonderful and distinguished company such as yourself.”
- «این یک افتخار واقعی و فوق‌العاده است که برای استخدام شدن توسط شرکت فوق‌العاده و بی‌نظیری چون شرکت شما نصیب من شده است.»
درعوض، بنویسید:
- “I am thrilled at the thought of contributing to such a renowned company.”
- “من از تصور داشتن همکاری با چنین شرکت مشهوری هیجان‌زده هستم.”
این درست همان ایده است، فقط کمی کمتر رسمی و با چند کلمه کمتر.
به «چه چیزی»، چرا» و «چگونه» پایبند باشید.
اگر میخواهید روی پاسخ دادن به این 3 سوال تمرکز کنید، پس باید نامه را مختصر و مفید نگه دارید.
- چه چیزی؟
شما در درجه اول به این سوال پاسخ می‌دهید که “چه میخواهید؟”
آیا این یک شغل در امور مالی است؟ در بازاریابی؟ آیا نقش لیدر اصلی است؟
شما با این کار فقط سعی دارید صریح و مستقیم صحبت کنید و به این معنی نیست که بی‌ادب هستید.
- چرا؟
برای چه این را میخواهید؟ چرا شما به آن نیاز دارید؟
چرا برای این کار واجد شرایط هستید؟ چرا محصول کار نمی‌کند و چرا به تعویض نیاز دارید؟ اولین گزارش هزینه چه اشکالی داشت و چرا باید همکارتان آن را بازنویسی کند؟
- چگونه؟
چگونه یک دارایی برای این شرکت خواهید بود؟
راه‌حل‌ها و ایده‌ها را در نامه خود بیان کنید. قاطع باشید و ایده‌های قوی ارائه دهید.
قوی، قاطع و رک باشید. راه‌حل‌هایی ارائه دهید به این امید که این راه‌حل‌ها کل روند کار شما را تسریع کنند.
این نشان می‌دهد که زمان شما نیز مهم است و شما برای آن ارزش قائلید.
3- یک نمونه کاورلتر را دنبال کنید
از آنجایی که ما در عصر ایمیل زندگی می‌کنیم، به احتمال زیاد “نامه” شما یک ایمیل است. فقط در صورتی که قصد دارید نامه‌ای را به‌صورت فیزیکی از طریق پست بفرستید، مهم است که موارد زیر را لحاظ کنید. به‌خاطر داشته باشید که اصلاً نیازی به تورفتگی (فضا در سمت چپ) این خطوط متن ندارید.
محتوای سرصفحه:
- شماره خانه و نام خیابان شما
- شهر، ایالت، کشور، کد پستی شما
- تاریخ روز
- نام گیرنده
- عنوان
- کسب و کار
- شماره و آدرس خیابان
- شهر، ایالت، کشور، کد پستی
*(اگر در حال نوشتن ایمیل هستید، آدرس‌ها را نادیده بگیرید و بهجای آن از خط بعدی شروع کنید)*
آقا یا خانم محترم (نام خانوادگی گیرنده):
نام من (نام و نام خانوادگی شما) است و من این نامه را می‌نویسم زیرا می‌خواهم برای شرکت شما کار کنم.
محتوای پاراگراف اول:
*چه چیزی‌ها
- تجربه شما
- آنچه میخواهید (کدام موقعیت).
*چراها
- چرا شرکت را دوست دارید
- چرا درخواست می‌کنید
محتوای پاراگراف دوم:
*چگونه‌ها
- چگونه میخواهید شرکت را بهتر کنید.
- چگونه میخواهید ارزش‌آفرین باشید
- چگونه میخواهید در این موقعیت عالی شوید.
- به توانایی‌های خود ببالید.
- به شرکت کمک کنید بفهمد چرا به شما نیاز دارد.
محتوای بیانیه پایانی:
- به خاطر فرصتی که به شما دادند تشکر کنید.
- تمایل خود را برای مصاحبه بیان کنید.
(Sincerely / Warm regards / Regards) ارادتمند / با سلام / با احترام
(در اینجا دکمه «بازگشت» را روی صفحه کلید خود 4 بار فشار دهید تا فضا اضافه شود)
نام شما (اگر نامه فیزیکی ارسال می‌کنید، نام خود را دقیقا بالای این خط چاپ شده امضا کنید)
4- چک لیست محتوای کاورلتر خود را مرور کنید
اگرچه برای نوشتن کاورلتر لزوماً خلاقانه یا رنگارنگ بنویسید، اما اینکار هنوز هم به کمی تفکر و مهارت نیاز دارد. چک لیست زیر را در نظر داشته باشید تا پس از اتمام هر نامه تجاری، آن را مرور کنید.
- رعایت شفافیت و وضوح در نامه. با خواندن اولین جمله من، گیرنده می‌فهمد چرا دارم می‌نویسم؟ آیا من بلافاصله به اصل مطلب پرداخته‌ام یا خیر؟ آیا در دو جمله اول به گیرنده اطلاع دادم که چرا باید استخدام شوم یا موضوع چیست؟
- تمرکز کنید. آیا من فقط اطلاعات مرتبط را با تمرکز بر موضوع اصلی نامه نوشته‌ام؟
- حفظ اصالت. آیا راه‌حل یا ایده جدیدی را ارائه داده‌ام؟
- حرفهای بودن. آیا من موفق شدم مؤدب، صریح و مختصر بنویسم؟
اگر پاسخ تمام سوالات بالا “بله” است، پس نامه شما آماده ارسال است. قبل از ارسال، حتماً برای آخرین بار املا و دستور زبان خود را دوباره بررسی کنید.
خب! اکنون شما می‌توانید ادعا کنید که از پس نوشتن یک کاورلتر حرفهای و استاندارد می‌توانید برآیید. حالا شما کاملاً آماده‌اید تا با نوشته‌های خود دنیای تجارت را تحت تأثیر قرار دهید. حالا، وقت جذب مشتریان جدید و انجام چند معامله موفق است. موفق باشید!
همانطور که دیدید در این مقاله سعی بر آن بود تا در 4 مرحله ساده، نحوه نوشتن یک کاورلتر حرفهای را به شما آموزش دهیم. در صورتی که برای تقویت انگلیسی تجاری خود نیاز به راهنمایی بیشتری داشتید با متخصصان ما تماس بگیرید. آموزشگاه زبان ایرانمهر با ارائه مشاوره تخصصی آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما در زمینه آموزش زبان است. همچنین شما می‌توانید برای مشاوره و تعیین سطح رایگان و ثبت‌نام در دوره‌های آموزش زبان انگلیسی، زبان آلمانی، زبان فرانسه و سایر زبان‌ها فرم مشاوره رایگان را پر نمایید. کارشناسان آموزش در اسرع وقت با شما تماس گرفته و پاسخگویی سوالات شما خواهند بود.
بیشتر بخوانید: روش نوشتن نامه اداری انگلیسی
بیشتر بخوانید: موفقیت در مصاحبه شغلی به زبان غیربومی
نظر خود را با ما در میان بزارید